学校法人においても、「ソフトウェア」を資産計上する処理が必要となります。
しかし、ソフトウェアが全て資産計上されるわけではなく、利用により「将来の収入獲得が確実」又は「将来の支出削減が確実」な場合のみそのソフトウェアを資産計上します。


この、「将来の収入獲得が確実」又は「将来の支出削減が確実」という要件が非常にあいまいで、明文化された詳細な指針などもないことから、各学校法人で処理にばらつきが生じていたりするようです。


一つの考え方として文部科学省通知「ソフトウェアに関する会計処理について（通知）」やその実務指針が理解の手助けになります。
当該通知・実務指針によると、


「将来の収入獲得が確実」であると認められる場合の例として、
①ソフトウェアの機能を学生生徒等に提供することによって学生生徒等から利用料を徴収する場合
②インターネット予約システムを導入し予約増による施設設備利用料等の収入増が確実に認められる場合
③学校法人が制作したソフトウェアを外部に販売する場合
が挙げられています。


しかし、このような事例は実際にはあまりお目にかかることは無いと思われます。
従って、実務上ソフトウェアが資産計上されるのは次の「将来の支出削減が確実」の要件を満たす場合がほとんどであると考えられます。


「将来の支出削減が確実」であると認められる場合の例としては、
学籍管理、履修登録、成績管理、人事管理・給与計算又は会計処理などのソフトウェアの導入により、業務が効率化し、利用する前に比べ人件費、経費の削減効果が確実に見込まれる場合
が挙げられています。


また、「教育研究用ソフトウェアは、その利用に伴い外部より相当額の利用料を徴収する等の例外的なものを除き、将来の収入獲得又は支出削減が確実であると認められない場合が多く、この場合には経費として処理する。一方、事務用ソフトウェアは業務の効率化のために使用することが多く、それによって支出削減が確実であると認められる場合には資産として計上する。」という解説も記載されてます。


従って、上記の指針を総合してザックリと考えると
教育研究用ソフトウェア→支出の削減無し→経費処理
事務用ソフトウェア→業務の効率化→支出の削減あり→ソフトウェア計上
という判断が一つの考え方になると思われます。


【参考】
文部科学省通知「ソフトウェアに関する会計処理について（通知）」
日本公認会計士協会・学校法人委員会報告第４２号「ソフトウェアに関する会計処理について（通知）」に関する実務指針